Aké sú priority pri zavádzaní dochádzkového systému vo firme? Na čo si dať pozor a mali by ste sa báť o vaše dáta? Pozreli sme sa na to a oslovili sme aj experta z branže.
Keď sa vo firme zavádza moderný dochádzkový systém, mali by sa sledovať dve hlavné priority:
- Úbytok zbytočnej administratívy pre personalistu a ostatných zamestnancov HR oddelenia. Pri súčasných dochádzkových systémoch je úlohou HR na konci mzdového obdobia za celú firmu schváliť a uzavrieť dochádzku a poslať podklady na výpočet miezd pre mzdové oddelenie. To je všetko.
- Moderný portál pre zamestnanca, dostupný odkiaľkoľvek. Bežný zamestnanec zase pociťuje hlavne to, že má k dispozícii moderný portál, v ktorom je evidencia dochádzky jednoduchá a prehľadná na pár klikov. V dobe plnej práce z domu je kľúčová aj dostupnosť online z rôznych zariadení.
Firmy si uvedomujú všetky negatíva vývoja vlastných riešení pre HR a kúpa hotového systému s plnou podporou je voľbou číslo jeden. Donedávna ich brzdili obavy z bezpečnosti dát. Tie už boli časom toľkokrát vyvrátené, že aj táto otázka býva kladená čoraz menej. Potvrdzuje to aj Viktor Mečiar zo spoločnosti TULIP Solutions, ktorá predáva vlastný dochádzkový systém TULIP, vyvinutý na Slovensku: „V minulosti sme museli zdĺhavo vysvetľovať, že máme všetky potrebné certifikácie, podstupujeme pravidelné testovanie za obrovské peniaze a že si nemôžeme dovoliť túto stránku veci zanedbať, lebo by sme prišli o biznis. Dnes je to o niečo lepšie a klient sa väčšinou len ubezpečí, že to zodpovedne riešime.“
Viktor Mečiar zo spoločnosti TULIP Solutions, Zdroj foto: TULIP Solutions
Rôzne odbory majú pri dochádzke rôzne potreby
Klasická kancelárska spoločnosť potrebuje hlavne odbremeniť HR a zamestnancov. Zvyčajne im stačí prednastavená pracovná doba a evidujú si len výnimky z dochádzky ako sú dovolenka, PN a ďalšie legislatívne požiadavky.
Rôzne odbory však majú špecifiká, na ktoré je potrebný sofistikovanejší prístup. Napr. vo finančnom sektore (primárne banky) pracuje veľká časť zamestnancov v tzv. „call centrách“, teda na oddeleniach, ktoré musia byť dostupné nad rámec bežnej pracovnej doby a počas víkendov, sviatkov, prípadne v noci. Call centrá majú nerovnomerne rozložený pracovný čas a títo zamestnanci majú nárok na bezpečnostnú prestávku. Tá by sa mala plánovať každé dve hodiny, započítavať sa do pracovnej doby a trvať do 10 minút.
Súčasťou práce v bankách je aj pohotovosť. Je daná dopredu, má svoje limity a v určitom momente sa preklápa do práce nadčas. Správny dochádzkový systém má toto všetko zohľadňovať a automaticky prepočítavať. Pohotovosť a práca nadčas totiž ovplyvňujú mzdy. Spoľahlivé výstupy z dochádzky sú preto absolútnou nevyhnutnosťou.
„My máme medzi klientmi IT firmy, klasické kancelárske spoločnosti, štátnu správu, ale aj známe retailové mená. Obchod je taký špecifický a veľký segment, že sme preň pripravili vlastnú verziu dochádzkového systému, aby pokryla ich typické potreby, akými sú zložitá pracovná doba, rozdelenie tímov, plánovanie zmien alebo zamestnávanie sezónnych pracovníkov.“, vraví Viktor Mečiar.
Moderný dochádzkový systém nie je drahý rozmar
Pred pandémiou existoval mýtus, že menšia firma si vystačí s Excelom alebo dochádzkovou knihou a sofistikovaný dochádzkový systém je len pre veľké a bohaté firmy. Pandémia a prechod na prácu z domu upriamil aj pozornosť menších firiem na výhody cloudu. Dnes už aj verejný či neziskový sektor bez problémov fungujú na moderných cloudoch, kde za pár desiatok eur mesačne evidujú dochádzku, absencie či projekty. Podklady pre mzdy počítajú dochádzkové systémy automaticky priamo pri evidencii zamestnancom, ktorému nedovolia urobiť chybu.
Evidencia dochádzky nemusí byť komplikovaná a drahá. Dochádzkové systémy novej generácie sú moderné aplikácie s rýchlou podporou a nízkymi nákladmi. „Dnes už aj naši menší klienti dostanú v modernom dochádzkovom systéme kvalitu a pridanú hodnotu ako veľké korporáty.“, uzatvára Viktor Mečiar zo spoločnosti TULIP.
Zdroj foto: Shutterstock
Prinášame články na zaujímavé témy, ktorých cieľom je poskytnúť čitateľom tipy a rady pre riešenie každodenných záležitostí. Okrem finančných tém sa venujeme tiež recenziám a odporúčaniam. Aj keď nám záleží na kvalitnom obsahu, príspevky majú len informačný charakter.
