Cestovný príkaz online zjednoduší vyúčtovanie služobnej cesty. Údaje sa jednoducho vyplnia online a výpočet cestovných náhrad prebehne automaticky. Online cestovný príkaz šetrí čas aj peniaze.
Obsah článku:
Čo je to online cestovný príkaz?
Kalkulačky cestovných náhrad pomôžu s výpočtom.
Čo je zahrnuté vo výpočte cestovných náhrad.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
V dnešnej digitálnej dobe už nie je potrebné tráviť hodiny ručným vypĺňaním papierových cestovných príkazov. Online nástroje pomôžu zefektívniť tento proces.
Čo je to cestovný príkaz online?
Online cestovný príkaz je webová aplikácia, ktorá umožní jednoducho a prehľadne vyplniť a vyúčtovať služobnú cestu. Ponúka množstvo funkcií, ktoré uľahčujú zadávanie údajov, výpočet náhrad a proces schvaľovania.
Výhody cestovného príkazu online:
- Jednoduché vyplnenie: online formuláre sú intuitívne a ľahko sa používajú. Mnohé údaje sa vyplnia automaticky, takže stačí zadať len niekoľko údajov.
- Presnosť výpočtu: Online nástroje ponúkajú automatický výpočet cestovných náhrad, ktoré danej osobe prináležia podľa platných predpisov. Tým sa eliminujú chyby a zabezpečí sa, že zamestnanec dostane správne zaplatené.
- Rýchlejší proces schvaľovania: Cestovné príkazy online môžu nadriadení schvaľovať elektronicky, čím sa eliminuje potreba papierovania a celý proces sa urýchli.
- Prehľadnosť a archivácia: Všetky cestovné príkazy sú uložené online, takže je k nim prístup kedykoľvek a dajú sa jednoducho sledovať.
- Ekológia: Cestovné príkazy online šetria papier a tlačiareň, čím pomáhajú chrániť životné prostredie.
Využívať cestovný príkaz online sa teda naozaj oplatí. Ktorý si však vybrať?
Ako si vybrať cestovný príkaz online
Pri výbere nástroja na zadávanie cestovných príkazov online je dôležité zvážiť špecifické potreby.
Medzi faktory, ktoré treba uplatniť pri výbere, patria:
- Funkcie: Aké funkcie nástroj ponúka? Umožňuje zadávať všetky typy výdavkov? Ponúka cestovný príkaz výpočet náhrad? Je možné elektronické schvaľovanie?
- Použiteľnosť: Je nástroj ľahko použiteľný a intuitívny? Môžu ho používať aj menej skúsení používatelia?
- Cena: Koľko nástroj stojí? Ponúka bezplatnú skúšobnú verziu?
- Integrácia: Je nástroj integrovaný s účtovným softvérom firmy?
Existuje niekoľko online nástrojov, ktoré pomôžu zjednodušiť a zefektívniť proces vybavovania služobnej cesty.
Cestovné náhrady – kalkulačka
K dispozícii je niekoľko obľúbených online aj softvérových nástrojov, ktoré poslúžia ako kalkulačka cestovných náhrad. Mnohé riešenia, ktoré slúžia na elektronickú fakturáciu či mzdové účtovníctvo, ponúkajú aj moduly na automatický výpočet cestovných náhrad.
Tieto systémy sú často viac než len kalkulačka cestovných náhrad. Umožňujú tiež elektronické schvaľovanie, automatické zaúčtovanie, či poskytujú prehľadné správy a štatistiky o cestovných náhradách.
Softvérové účtovné riešenia sú vhodné pre väčšie firmy, ktoré potrebujú pre zamestnancov výpočet cestovných náhrad často. Pre tých, ktorí vypĺňajú cestovný príkaz len občas, postačia online kalkulačky na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla a za stravné.
Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla
Kalkulačky ponúkajú možnosť vypočítať náhrady za najazdené kilometre a pohonné hmoty pri použití vlastného vozidla na pracovnej ceste. Zohľadňujú aktuálne sadzby za najazdené kilometre a ceny pohonných hmôt.
K dispozícii je niekoľko online kalkulačiek, ktoré umožňujú automatický výpočet cestovných náhrad.
Online výpočet cestovných náhrad ponúkajú tieto stránky:
- Podnikajte.sk
- Index.sme.sk
- Pre-pravnika.sk – kalkulačka je určená pre advokátov a umožňuje im vypočítať cestovné náhrady v súvislosti so zastupovaním klienta.
- iusIT.online
- Ako-uctovat.sk – kalkulačka umožní vypočítať stravné na zahraničnej pracovnej ceste.
- KnihaJazdPro.sk
Do kalkulačky na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla sa zadávajú tieto údaje:
- Druh vozidla
- Spotreba – tá sa určuje podľa technického preukazu auta
- Cena pohonnej hmoty – podľa dokladu o nákupe alebo podľa ceny definovanej Štatistickým úradom
- Počet najazdených kilometrov
Potom stačí kliknúť na tlačidlo Vypočítať a ukáže sa výpočet cestovných náhrad.
Cestovný príkaz – výpočet
Okrem online kalkulačiek je možné na výpočet cestovných náhrad použiť aj tabuľky platných sadzieb cestovného a stravného, ktoré sú k dispozícii na webových stránkach Ministerstva financií SR a Úradu práce, sociálnych vecí a rodiny.
Výpočet cestovných náhrad sa riadi zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách a vyhláškou č. 655/2004 Z. z. o odmenách advokátov a náhradách advokátov za poskytovanie právnych služieb. Preto sa pred použitím akejkoľvek kalkulačky treba uistiť, že zohľadňuje všetky platné predpisy.
Čo zohľadňuje výpočet cestovných náhrad?
Zamestnanec má nárok na základnú náhradu za každý kilometer jazdy a za minuté pohonné látky, ak sa so zamestnávateľom písomne dohodne na použití súkromného motorového vozidla.
Dohoda o použití cestného motorového vozidla by mala obsahovať identifikáciu účastníkov dohody, identifikáciu vozidla, ktoré bude na pracovnej ceste použité. Prílohou by mala byť kópia technického preukazu alebo osvedčenia o evidencii motorového vozidla.
Suma základnej náhrady je v roku 2024 stanovená takto:
- od 1.5.2024 je suma základnej náhrady za jeden kilometer jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 73/2024 Z. z. pre jednostopové vozidlá a trojkolky vo výške 0,075 eura a pre osobné cestné motorové vozidlá vo výške 0,265 eura.
Základná náhrada zahŕňa amortizáciu motorového vozidla, drobné opravy a údržbu, umývanie vozidla, povinné zmluvné poistenie a havarijné poistenie. Ide teda o výdavky spojené s prevádzkou vozidla okrem spotreby pohonných látok.
V sume základnej náhrady nie sú zahrnuté ani diaľničné poplatky či poplatky za parkovanie. Tieto výdavky sa preukazujú pri vyúčtovaní služobnej cesty.
Cestovný príkaz v Excelu
Hoci online nástroje na vyplňovanie cestovných príkazov ponúkajú mnoho výhod, niektorí používatelia stále uprednostňujú ručné vyplňovanie v programe Excel.
Tu je niekoľko tipov na cestovný príkaz – Excel:
- Vytvorenie šablóny: uľahčí opakované vypĺňanie cestovných príkazov. Do šablóny cestovného príkazu Excel je dobré zadať základné informácie, ako je meno, oddelenie a číslo účtu.
Je tiež možné zahrnúť tabuľky na výpočet kilometrovného, stravného a príspevkov na ubytovanie.
- Používanie vzorcov: Vzorce pomôžu automaticky vypočítať celkové náhrady. Dá sa použiť napríklad vzorec na výpočet celkovej sumy za najazdené kilometre vynásobením sadzby za kilometer.
- Nezabudnúť na detaily: Treba sa uistiť, že sú uvedené všetky požadované údaje vrátane dátumov cesty, cieľa a účelu cesty. Na mieste je tiež kontrola, či sú všetky výdavky a účtenky zadané správne.
Cestovný príkaz v Exceli využívajú najmä ľudia, ktorí nepotrebujú dokladovať cestovné náhrady často.
Kto má nárok na cestovné náhrady
Cestovné príkazy slúžia na evidenciu služobných ciest zamestnancov a na vyúčtovanie cestovných náhrad.
Nárok na cestovné náhrady má zamestnanec, ktorého zamestnávateľ vysiela na pracovnú cestu. Pracovnou cestou sa rozumie čas od nástupu zamestnanca na pracovnú cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste, do skončenia pracovnej cesty.
Druhy cestovných náhrad
Stravné: Zamestnanec má nárok na stravné za každý kalendárny deň cesty. Výška diét závisí od dĺžky pracovnej cesty. Pri tuzemskej pracovnej ceste sú diéty nasledovné:
| 5 až 12 hodín | 7,80 EUR |
| 12 až 18 hodín | 11,60 EUR |
| nad 18 hodín | 17,40 EUR |
Náhrada za používanie vlastného vozidla: Zamestnanec, ktorý na pracovnú cestu použije vlastné auto, má nárok na náhradu.
Náhrada cestovných výdavkov: Zamestnanec má nárok na náhradu cestovného za cestu verejnou dopravou a taxíkom.
Príspevok na ubytovanie: Zamestnanec má nárok na náhradu nákladov na ubytovanie vo verejných ubytovacích zariadeniach podľa preukázaných výdavkov.
Náhrada ostatných výdavkov: Zamestnanec má nárok na náhradu ostatných výdavkov vzniknutých v súvislosti s pracovnou cestou, ako sú parkovné, telefónne poplatky atď.
Povinnosti zamestnávateľa:
- Vydať zamestnancovi cestovný príkaz pred nástupom na pracovnú cestu.
- Vyplatiť zamestnancovi cestovné náhrady do 8 dní po návrate zamestnanca z pracovnej cesty.
Povinnosti zamestnanca:
- Zamestnanec je povinný vyplniť cestovný príkaz a predložiť zamestnávateľovi potvrdenia o vynaložených výdavkoch.
V splnení tejto povinnosti pomôže zamestnancovi práve cestovný príkaz online.
Prinášame články na zaujímavé témy, ktorých cieľom je poskytnúť čitateľom tipy a rady pre riešenie každodenných záležitostí. Okrem finančných tém sa venujeme tiež recenziám a odporúčaniam. Aj keď nám záleží na kvalitnom obsahu, príspevky majú len informačný charakter.
