eKasa – cena, prihlásenie, aplikácia

eKasa je online systém elektronickej evidencie tržieb (EET) zavedený na Slovensku v roku 2018. Povinne ho musia používať všetci podnikatelia, ktorí realizujú hotovostný predaj tovaru alebo služieb. Systém eKasa nahradil klasické registračné pokladnice a umožňuje online prenos dát o predaji v reálnom čase na Finančnú správu SR.

eKasa funguje na princípe prepojenia pokladničného zariadenia s Finančnou správou SR cez internet. Pri každom predaji sa z pokladničného zariadenia automaticky odošle dotaz na Finančnú správu, ktorá vygeneruje unikátny fiškálny kód pre daný doklad. Tento kód sa vytlačí na pokladničný doklad a slúži na jeho overenie.

e Kasa alebo elektronická pokladňa

Všetky elektronické pokladne, ktoré sa používajú na Slovensku od roku 2019, musia spĺňať požiadavky systému eKasa a musia byť k nemu online pripojené. To znamená, že v praxi neexistuje rozdiel medzi eKasou a elektronickou pokladňou. Oba pojmy označujú ten istý systém elektronickej evidencie tržieb.

• Pred rokom 2019: Podnikatelia museli používať klasické registračné pokladnice, ktoré tlačili papierové pokladničné bločky.
• Od roku 2019: Klasické registračné pokladnice boli nahradené elektronickými pokladňami, ktoré sú online prepojené s Finančnou správou SR a musia spĺňať požiadavky systému eKasa.

eKasa prináša oproti klasickým registračným pokladniciam viacero výhod, ako napríklad zjednodušenie administratívy, zvýšenie transparentnosti a zníženie nákladov.

e Kasa a jej cena

Cena eKasy (elektronická registračná pokladnica) na Slovensku sa skladá z dvoch hlavných častí:

1. Cena pokladničného zariadenia:

• Najlacnejšie eKasa pokladnice sa predávajú od 300 eur s DPH.
• Cena sa môže líšiť v závislosti od typu pokladničného zariadenia, jeho funkcií a značky.
• Medzi najlacnejšie typy patria mobilné aplikácie a tabletové pokladnice.
• Stacionárne pokladničné systémy s integrovaným platobným terminálom a tlačiarňou sú drahšie, ich cena sa pohybuje od 500 eur s DPH a vyššie.

2. Cena mesačného poplatku za službu eKasa:

• Mesačný poplatok za službu eKasa sa pohybuje od 5 do 10 eur s DPH mesačne.
• Poplatok zahŕňa prevádzku systému eKasa, technickú podporu a aktualizácie.
• Niektorí dodávatelia ponúkajú aj balíčky s pokladničným zariadením a mesačným poplatkom za eKasu v cene.

Okrem týchto dvoch hlavných častí je potrebné zvážiť aj nasledovné:

• Náklady na pripojenie k internetu: Pokladničné zariadenie eKasa potrebuje na fungovanie internetové pripojenie.
• Náklady na servis a údržbu: Pokladničné zariadenie eKasa si vyžaduje pravidelnú údržbu a servis.
• Náklady na softvér: Niektoré pokladničné systémy eKasa vyžadujú aj nákup dodatočného softvéru.

Celková cena eKasy sa tak môže pohybovať od 400 do 1 000 eur s DPH ročne, v závislosti od typu pokladničného zariadenia, mesačného poplatku a ďalších faktorov.

eKasa aplikácia

Existuje viacero eKasa aplikácií, ktoré slúžia na elektronickú evidenciu tržieb na Slovensku. Tieto aplikácie sa dajú rozdeliť do dvoch kategórií:

1. Mobilné aplikácie eKasa:

• Sú určené pre smartfóny a tablety.
• Ponúkajú základné funkcie eKasy, ako napríklad evidenciu tržieb, tlač pokladničných bločkov a uzávierku pokladne.
• Niektoré mobilné aplikácie eKasa ponúkajú aj pokročilé funkcie, ako napríklad skladové hospodárstvo, manažment tovaru a zákazníkov.
• Mobilné aplikácie eKasa sú zvyčajne lacnejšie ako stacionárne pokladničné systémy.

2. Stacionárne aplikácie eKasa:

• Sú určené pre počítače a integrované pokladničné systémy.
• Ponúkajú širokú škálu funkcií eKasy, vrátane pokročilých funkcií, ako napríklad CRM systémy, analýzy predaja a napojenie na účtovníctvo.
• Stacionárne aplikácie eKasa sú zvyčajne drahšie ako mobilné aplikácie.

Výber eKasa aplikácie závisí od potrieb a rozpočtu podnikateľa. Odporúča sa porovnať ponuky rôznych dodávateľov a vybrať si riešenie, ktoré bude najlepšie vyhovovať.

eKasa a prihlásenie

Pre prihlásenie do systému eKasa a správu elektronickej evidencie tržieb (EET) existujú dva hlavné spôsoby:

1. Webové rozhranie Finančnej správy SR:

• Toto je oficiálny spôsob prihlásenia do systému eKasa.
• Na prihlásenie bude potrebný:
  • Prístup do osobnej internetovej zóny Finančnej správy SR. Je možné ho získať prostredníctvom občianskeho preukazu s čipom a čítačkou alebo elektronického podpisu.
  • Identifikačné údaje k eKase, ktoré sa získajú pri registrácii.
• Webové rozhranie umožňuje:
  • Prehľad o vydaných kódoch pokladnice.
  • Zrušenie alebo zablokovanie kódov pokladnice.
  • Kontrolu a opravu záznamov o tržbách.
  • Dohľad nad stavom jednotlivých pokladníc.

2. Aplikácia dodávateľa eKasy riešenia:

• Mnohí dodávatelia pokladničných zariadení a softvéru eKasa ponúkajú aj vlastné aplikácie pre správu eKasy.
• Tieto aplikácie sa zvyčajne pripájajú k webovému rozhraniu Finančnej správy SR na pozadí a umožňujú:
  • Jednoduchšie a užívateľsky príjemnejšie ovládanie.
  • Prehľad o tržbách a tlač pokladničných dokladov.
  • Export dát o tržbách do účtovníctva.
  • Doplnkové funkcie, ako napríklad správu skladu alebo zákazníkov (závisí od konkrétnej aplikácie).
• Prihlasovacie údaje do aplikácie dodávateľa sa získajú zvyčajne pri kúpe ich eKasa riešenia.

Prihlasovacie údaje pre prihlásenie do eKasy, či už cez webové rozhranie alebo aplikáciu dodávateľa je potrebné si starostlivo uschovať a neposkytovať ich tretím osobám.

Aké sú výhody e pokladne?

Výhody e pokladne pre podnikateľov:

• Zjednodušenie administratívy: eKasa eliminuje potrebu manuálneho zadávania tržieb do daňových priznaní. Všetky údaje o tržbách sa automaticky prenášajú do systému Finančnej správy SR.
• Zvýšenie transparentnosti: Systém eKasa umožňuje Finančnej správe SR efektívnejšie kontrolovať tržby a odhaľovať daňové podvody. To vedie k férovejšiemu podnikateľskému prostrediu a znižuje daňové úniky.
• Zníženie administratívnych nákladov: Podnikatelia už nemusia kupovať klasické registračné pokladnice. eKasa riešenia sú dostupné v rôznych cenových kategóriách a ich prevádzka je zvyčajne lacnejšia.
• Moderné riešenie: eKasa je moderné a flexibilné riešenie, ktoré je kompatibilné s rôznymi typmi pokladničných zariadení, vrátane tabletov, mobilných telefónov a počítačov. To umožňuje podnikateľom vybrať si riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje ich potrebám.
• Dostupnosť dát: Podnikatelia majú k dispozícii prehľadné dáta o tržbách, ktoré im môžu pomôcť pri lepšom riadení ich podnikania.
• Zníženie rizika chýb: eKasa systém automaticky kontroluje správnosť údajov o tržbách, čím sa znižuje riziko chýb a nedostatkov.

Výhody e pokladne pre spotrebiteľov:

• Väčšia ochrana spotrebiteľov: eKasa systém umožňuje spotrebiteľom overiť si pravosť pokladničného dokladu a v prípade potreby reklamácie tovaru alebo služby jednoduchšie preukázať nákup.
• Zvýšenie transparentnosti: eKasa systém prispieva k transparentnosti podnikateľského prostredia a k férovejšiemu zaobchádzaniu so spotrebiteľmi.

Celkovo možno povedať, že e pokladňa prináša podnikateľom aj spotrebiteľom viacero výhod. Je to moderné a efektívne riešenie, ktoré zjednodušuje administratívu, zvyšuje transparentnosť a znižuje riziko chýb a podvodov.

Kto nemá povinnosť mať registračnú pokladňu?

Ak sa človek pýta, kto nemá povinnosť mať registračnú pokladňu, je dobré vedieť, že na Slovensku nemajú povinnosť mať eKasu (elektronickú registračnú pokladnicu) nasledovné subjekty:

1. Podnikatelia, ktorí:

• Predávajú tovar alebo poskytujú služby výhradne na základe faktúry: Týka sa to napríklad remeselníkov, ktorí vystavujú faktúry po dokončení práce alebo e-shopov, ktoré posielajú tovar poštou a platba prebieha prevodom na účet.
• Predávajú tovar alebo poskytujú služby v rozsahu do 4 000 eur ročne: Do tejto kategórie patria napríklad malé stánky na trhoch, predajcovia sezónneho tovaru alebo poskytovatelia príležitostných služieb.
• Predávajú tovar alebo poskytujú služby v režime de minimis: Ide o režim pre malé podniky s ročným obratom do 100 000 eur, ktoré spĺňajú určité podmienky.
• Realizujú predaj tovaru alebo služieb prostredníctvom predajných automatov.
• Predávajú tovar cez internetové obchody a platba prebieha výhradne online.
• Predávajú živé zvieratá (okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva a iných chovných zvierat).

2. Fyzické osoby s ťažkým zdravotným postihnutím:

• Podnikatelia, ktorí sú fyzickými osobami s ťažkým zdravotným postihnutím, nie sú povinní používať eKasa pri predaji tovaru alebo poskytovaní vymedzených služieb.
• Túto výnimku je potrebné preukázať preukazom ŤZP alebo úradne osvedčenou fotokópiou preukazu ŤZP na predajnom mieste.
• Zamestnávateľ (fyzická osoba), ktorý nie je držiteľom preukazu ŤZP, avšak jeho zamestnanci sú držiteľmi preukazu ŤZP, túto výnimku nemôže uplatniť.

Vždy je potrebné si preveriť aktuálne platné znenie zákona o elektronickej registračnej pokladnici a na základe si ujasniť, kto nemá povinnosť mať registračnú pokladňu.

Ako si vybaviť registračnú pokladnicu?

Proces vybavenia registračnej pokladnice (eKasa) na Slovensku sa skladá z nasledovných krokov:

1. Registrácia v systéme eKasa:

• Navštívi sa webová stránka Finančnej správy SR.
• Vytvorí sa osobná internetová zóna a prihlási sa do nej pomocou občianskeho preukazu s čipom a čítačkou alebo elektronického podpisu.
• V sekcii eKasa sa klikne na možnosť „Registrácia kódu pokladnice“.
• Vyplní sa registračný formulár. Budú potrebné informácie o prevádzkarni, type pokladničného zariadenia a predajcovi.
• Po odoslaní formulára Finančná správa SR pridelí kód pokladnice.

2. Nákup pokladničného zariadenia a softvéru:

• Vyberie sa dodávateľ eKasa. Na trhu je dostupných viacero dodávateľov, ktorí ponúkajú rôzne typy pokladničných zariadení a softvéru.
• Pri výbere dodávateľa je potrebné zvážiť potreby a rozpočet. Dôležitými faktormi sú napríklad funkcie pokladničného zariadenia, kompatibilita so systémom, cena a technická podpora.
• Zakúpi sa pokladničné zariadenie a softvér u vybraného dodávateľa.

3. Nastavenie a aktivácia eKasy:

• Nainštaluje sa softvér eKasy do pokladničného zariadenia.
• Nastavia sa parametre eKasy podľa pokynov dodávateľa.
• Aktivuje sa eKasa zadaním kódu pokladnice, ktorý sa získal od Finančnej správy SR.

4. Testovanie eKasy:

• Pred spustením eKasy v ostrom režime je dôležité otestovať jej funkčnosť.
• Je dobré uskutočniť testovacie predaje a skontrolovať, či sú pokladničné bločky vytlačené správne a či sa údaje o tržbách prenášajú do systému Finančnej správy SR.

Pred začatím používania registračnej pokladnice je nutné zaškoliť personál v jej používaní. Je potrebné pravidelne aktualizovať softvér eKasy a firmware pokladničného zariadenia.

Prenosná elektronická pokladnica. Kto ju najviac potrebuje?

Prenosné elektronické pokladnice sú ideálne pre rôzne typy podnikateľov, ktorí potrebujú flexibilné a kompaktné riešenie evidencie tržieb. Medzi najčastejšie skupiny, ktoré ich najviac využívajú, patria:

1. Predajcovia na trhoch a stánkoch:

• Prenosné eKasy sú ľahké a kompaktné, takže sa dajú ľahko prenášať a používať na rôznych miestach.
• Umožňujú rýchlu a jednoduchú evidenciu tržieb priamo na mieste predaja.
• Odstraňujú potrebu manuálneho zadávania tržieb do daňových priznaní.

2. Kuriéri a rozvozcovia:

• Prenosné elektronické pokladnice umožňujú kuriérom a rozvozcom evidovať tržby priamo u zákazníkov.
• To zjednodušuje administratívu a znižuje riziko chýb.
• Niektoré eKasy ponúkajú aj funkcie pre správu trás a zákaziek, čo môže kuriérom a rozvozcom uľahčiť prácu.

3. Reštaurácie a kaviarne s terasou:

• Prenosné elektronické pokladnice sa dajú používať na terasách a vonkajších posedeniach reštaurácií a kaviarní.
• Umožňujú rýchle a jednoduché spracovanie objednávok a platieb priamo pri stole hostí.
• To môže zlepšiť zákaznícky servis a urýchliť obsluhu.

4. Remeselníci a poskytovatelia služieb v teréne:

• Prenosné elektronické pokladnice sú ideálne pre remeselníkov a poskytovateľov služieb, ktorí pracujú v teréne.
• Umožňujú im evidovať tržby priamo u zákazníkov po dokončení práce.
• To zjednodušuje fakturáciu a znižuje riziko sporov s klientmi.

5. Maloobchodné prevádzky s nízkou frekvenciou predaja:

• Prenosné elektronické pokladnice sú cenovo dostupné riešenie pre menšie maloobchodné prevádzky s nízkou frekvenciou predaja.
• Ponúkajú základné funkcie evidencie tržieb, ktoré pre tieto prevádzky postačujú.

Ak podnikateľ uvažuje o kúpe prenosnej elektronickej pokladnice, odporúča sa porovnať ponuky rôznych dodávateľov a vybrať si riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje daným potrebám a rozpočtu.

VRP, virtuálna kasa a prihlásenie

VRP kasa (Virtuálna registračná pokladnica) alebo virtuálna kasa je starší termín pre elektronickú registračnú pokladnicu (eKasa) na Slovensku. Momentálne sa používa namiesto názvu VRP kasa skôr označenie eKasa.

Pre prihlásenie do VRP existujú dva hlavné spôsoby a to cez Webové rozhranie Finančnej správy SR alebo cez aplikáciu dodávateľa eKasa riešenia, ako už bolo spomenuté vyššie.

V prípade problémov pre prihlásenie do VRP je potrebné kontaktovať Finančnú správu SR. Virtuálna kasa je v dnešnej dobre pre mnohých podnikateľov povinná a veľmi potrebná.

Overenie dokladu pomocou QR kódu

Postup overenia dokladu pomocou QR kódu je nasledovný:

1. Stiahnúť si aplikáciu „Over doklad“:
   • Aplikácia je dostupná bezplatne v App Store a Google Play
2. Spustiť aplikáciu a aktivovať fotoaparát:
   • Uistiť sa, že je povolený prístup k fotoaparátu pre aplikáciu „Over doklad“.
3. Naskenovať QR kód na doklade:
   • QR kód sa nachádza v spodnej časti pokladničného dokladu.
4. Aplikácia automaticky zobrazí informácie o doklade:
   • Ak je doklad v poriadku, zobrazí sa zelená správa s informáciami o predávajúcom, tovare alebo službe, sume a dátume nákupu.
   • Ak je doklad neplatný, zobrazí sa červená správa s informáciou o chybe.

Odporúča sa, aby sa po nákupe vždy overila pravosť pokladničného dokladu pomocou QR kódu.