Zálohová faktúra – vzor, účtovanie

Zálohová faktúra, známa aj ako predfaktúra alebo zálohový list, je doklad, pomocou ktorého dodávateľ žiada odberateľa o platbu vopred za dodanie tovaru alebo poskytnutie služby. Je to užitočný nástroj, ktorý firmám umožňuje zabezpečiť si financovanie pred dokončením práce a predchádzať neuhradeným faktúram.

Vďaka zálohovým faktúram je možné lepšie manažovať cashflow a znížiť riziko strát.

---

Obsah článku

---

Zálohová faktúra a jej odlíšenie od bežnej faktúry

Zálohová faktúra a bežná faktúra sú oba daňové doklady, avšak slúžia na rôzne účely a majú rôzne vlastnosti.

Zálohová faktúra:

• Je neúčtovný doklad, ktorý sa vystavuje pred dodaním tovaru alebo služby.
• Slúži na vyúčtovanie zálohy, ktorú odberateľ uhradil dodávateľovi vopred.
• Neobsahuje všetky náležitosti bežnej faktúry, napríklad informácie o dodanom tovare či službe a jeho cene.
• Neslúži ako podklad pre uplatnenie DPH.
• Vystavuje sa na základe objednávky a dohody o úhrade zálohy.

Bežná faktúra:

• Je účtovný doklad, ktorý sa vystavuje po dodaní tovaru alebo služby.
• Slúži na dokumentáciu dodania tovaru alebo služby a vyúčtovanie jeho ceny.
• Musí obsahovať všetky náležitosti, ktoré sú predpísané zákonom o DPH a účtovnými predpismi.
• Slúži ako podklad pre uplatnenie DPH.
• Vystavuje sa na základe dodacieho listu a dodania tovaru či služby.

Hlavné rozdiely medzi zálohovou faktúrou a bežnou faktúrou:

Vlastnosť	Zálohová faktúra	Bežná faktúra
Účel	Vyúčtovanie zálohy	Dokumentácia dodania a vyúčtovanie ceny
Čas vystavenia	Pred dodaním tovaru/služby	Po dodaní tovaru/služby
Obsah	Neobsahuje všetky náležitosti bežnej faktúry	Obsahuje všetky náležitosti bežnej faktúry
DPH	Neslúži ako podklad pre uplatnenie DPH	Slúži ako podklad pre uplatnenie DPH
Základ vystavenia	Objednávka a dohoda o úhrade zálohy	Dodací list a dodanie tovaru/služby

Kedy sa používa zálohová faktúra a kedy bežná faktúra?

• Zálohová faktúra sa používa vtedy, ak dodávateľ potrebuje financovanie vopred na pokrytie nákladov spojených s výrobou či poskytovaním tovaru alebo služby alebo ak odberateľ potrebuje rozložiť platbu na viac častí.
• Bežná faktúra sa používa vtedy, ak tovar, prípadne služba už bol dodaný a odberateľ má uhradiť jeho cenu.

Je dôležité správne označiť zálohovú faktúru, aby sa predišlo nedorozumeniam.

Účtovanie zálohovej faktúry

Účtovanie zálohovej faktúry je dôležitou súčasťou finančného hospodárenia každej firmy. Ide o vzťah medzi dodávateľom a odberateľom, kde dodávateľ pošle odberateľovi faktúru za čiastku, ktorá predstavuje zálohu na výrobok alebo službu, ktorú má odberateľ v budúcnosti prijať. Táto čiastka sa neskôr zúčtuje so skutočnou hodnotou tovaru alebo služby, ktorá bola dodaná alebo poskytnutá.

Účtovanie zálohovej faktúry sa líši v závislosti od toho, či je dodávateľ alebo odberateľ platiteľom DPH.

Zálohová faktúra je teda predbežnou faktúrou, ktorá sa vystavuje v prípade, že je potrebná finančná záruka pre dodávateľa pred dodaním tovaru alebo poskytnutím služby.

Zálohová faktúra môže byť vyžiadaná ako záruka za náklady spojené s výrobou alebo prepravou tovaru, prípadne ako zálohová platba pre dodávateľa, aby sa zabezpečila jeho finančná stabilita. V niektorých prípadoch môže byť aj podmienkou pri uzatváraní zmluvy s dodávateľom.

• Účtovanie zálohovej faktúry začína jej vystavením zo strany dodávateľa. Táto faktúra musí obsahovať všetky zákonné náležitosti, ako je dátum vystavenia, identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa, názov a popis tovaru alebo služby, výšku zálohy a podobne.

• Následným krokom je jej preposlanie odberateľovi, ktorý ju musí prijať a zaplatiť. Pri účtovaní zálohovej faktúry musí dodávateľ zachovať správny účtovný postup. Zálohová faktúra sa vystavuje ako doklad kúpy, preto jej účtovanie sa riadi pravidlami účtovania obchodných zápisov.

Účtovanie zálohových faktúr sa riadi zákonom o DPH a účtovnými predpismi. Je dôležité správne označiť zálohovú faktúru a faktúru za dodaný tovar alebo služby. Odporúča sa používať účtovný softvér, ktorý automaticky generuje správne účtovné zápisy.

Čo je to proforma faktúra?

Proforma faktúra, niekedy nazývaná aj predbežná faktúra, je neúčtovný doklad, ktorý vystáva dodávateľ odberateľovi pred samotným dodaním tovaru alebo služby.

Hlavné funkcie proforma faktúry:

• Informuje odberateľa o cene, množstve a termíne dodania tovaru alebo služby.
• Slúži ako cenová ponuka.
• Môže byť použitá na preukázanie ochoty dodávateľa dodať tovar či službu za dohodnutú cenu.
• Pomáha odberateľovi získať interné schválenie na nákup.

Proforma faktúra nemá žiadnu účtovnú ani daňovú platnosť. Neobsahuje preto všetky náležitosti bežnej faktúry a nemusí byť vystavená v súlade so zákonom o DPH.

Kedy sa používa proforma faktúra?

• Pri zahraničnom obchode, kedy sa vyžaduje preclenie tovaru.
• Pri žiadostiach o platbu vopred.
• Ak je potrebné potvrdiť úmysel odberateľa zaplatiť.
• Pred vystavením zálohovej faktúry.

Dôležité je uvedenie na proforma faktúre, že nejde o daňový doklad.

V akých prípadoch je vhodné vystaviť preddavkovú faktúru?

Preddavková faktúra je užitočný nástroj pre firmy rôznych veľkostí a v rôznych odvetviach.

Vhodná je v nasledujúcich prípadoch:

1. Dodanie tovaru/služby s dlhšou dodacou lehotou:

• Ak dodanie tovaru alebo služby bude trvať dlhší čas, preddavková faktúra umožňuje dodávateľovi zabezpečiť si financovanie vopred a pokryť časť nákladov spojených s výrobou či poskytovaním.
• Odberateľ má zároveň istotu, že dodávateľ tovar alebo službu dodá, keďže je už čiastočne zaplatený.

2. Dodanie drahého tovaru/služby:

• Pri dodaní drahého tovaru alebo služby môže byť pre odberateľa náročné uhradiť celú sumu naraz. Preddavková faktúra mu umožňuje rozložiť platbu na viac častí.
• Dodávateľ si tak zníži riziko neuhradenia celej sumy a zabezpečí si príjem vopred.

3. Dodanie tovaru/služby na mieru:

• Pri dodaní tovaru alebo služby na mieru pre konkrétneho odberateľa je obvyklé žiadať zálohu vopred. Preddavková faktúra slúži ako doklad o uhradenej zálohe.
• Odberateľ má tak istotu, že dodávateľ vyrobí produkt podľa jeho požiadaviek a dodávateľ má finančné krytie na výrobu.

4. Dodanie tovaru/služby do zahraničia:

• Pri dodaní tovaru alebo služby do zahraničia môže byť pre odberateľa náročné uhradiť celú sumu naraz. Preddavková faktúra mu umožňuje rozložiť platbu na viac častí.
• Dodávateľ si tak zníži riziko kurzových strát a zabezpečí si príjem vopred.

5. Pred dodaním tovaru/služby s vysokou zálohovou cenou:

• Niektoré tovary či služby, ako napríklad nehnuteľnosti alebo automobily, si vyžadujú vysokú zálohu vopred. Preddavková faktúra slúži ako doklad o uhradenej zálohe.
• Odberateľ si je istý, že dodávateľ tovar alebo službu dodá, a dodávateľ má financie na dodanie.

Okrem týchto prípadov sa preddavkové faktúry bežne používajú aj v stavebníctve, priemyselnej výrobe, pri poskytovaní služieb a v iných odvetviach.

Vzor zálohovej faktúry. Čo by mal obsahovať?

Zálohová faktúra, známa aj ako predfaktúra alebo zálohový list slúži na vyúčtovanie zálohy za dodanie tovaru alebo služby.

Vzor zálohovej faktúry obsahuje informácie o konkrétnom predmete alebo službe, jej cene, platobných podmienkach a administratívnych údajoch o zákazníkovi a predajcovi. Taktiež zahŕňa dátum a číslo zálohovej faktúry, ktoré sú dôležité pre evidenciu obchodných transakcií a následné vystavenie finálnej faktúry.

Aby bola zálohová faktúra platná a správne vystavená, musí obsahovať tieto náležitosti:

Identifikácia dodávateľa:

• názov dodávateľa (firma alebo živnostník)
• IČO dodávateľa
• DIČ dodávateľa (ak je dodávateľ platiteľom DPH)
• sídlo dodávateľa
• kontaktné informácie dodávateľa (telefón, e-mail)

Identifikácia odberateľa:

• názov odberateľa (firma alebo fyzická osoba)
• IČO odberateľa (ak je odberateľ platiteľom DPH)
• sídlo odberateľa
• kontaktné informácie odberateľa (telefón, e-mail)

Číslo faktúry:

• unikátne číslo zálohovej faktúry
• označenie, že ide o zálohovú faktúru (napr. „Zálohová faktúra“, „Predfaktúra“)

Dátum vystavenia faktúry:

• dátum, kedy bola zálohová faktúra vystavená

Dátum dodania tovaru/služby:

• predpokladaný dátum dodania tovaru/služby

Popis tovaru/služby:

• podrobný popis tovaru/služby, ktorá bude dodaná
• množstvo tovaru/služby
• jednotková cena tovaru/služby

Celková cena tovaru/služby:

• celková cena tovaru/služby bez DPH

Výška zálohy:

• suma zálohy, ktorú je odberateľ povinný uhradiť
• spôsob úhrady zálohy (napr. bankovým prevodom, v hotovosti)
• dátum splatnosti zálohy

Vzor zálohovej faktúry obsahuje údaje o preddavku, ktorý bol poskytnutý za tovar alebo služby, ktoré ešte neboli úplne vybavené alebo poskytnuté.

Vzor predfaktúry

Vzor predfaktúry slúži ako pomôcka pre vytvorenie zálohovej faktúry. Mal by obsahovať nasledovné údaje:

Číslo faktúry:

Dátum vystavenia:

Dátum dodania:

Dodávateľ:

[Názov firmy] [IČO] [DIČ] [Sídlo firmy] [Telefón] [E-mail]

Odberateľ:

[Meno a priezvisko] / [Názov firmy] [IČO] [Sídlo] [Telefón] [E-mail]

Popis tovaru/služby:

[Podrobný popis tovaru/služby] Množstvo: [Množstvo] Jednotková cena: [Cena] € Celková cena bez DPH: [Cena] €

DPH: [Sadzba DPH] % Celková cena s DPH: [Cena] €

Výška zálohy: [Cena] €

Spôsob úhrady: [Bankový prevod, hotovosť]

Dátum splatnosti zálohy:

Platobné podmienky:

• Faktúru zaslať na účet: [IBAN]
• Variabilný symbol: [Variabilný symbol]
• Konštantný symbol: [Konštantný symbol]
• Poznámka:

Vzor predfaktúry je dôležitým nástrojom pre firmu pri predaji tovaru alebo služieb. Je súčasťou obchodnej dokumentácie a formalizuje vzťah medzi predajcom a zákazníkom.